">
Экономика Экономика предприятия
Информация о работе

Тема: Автоматизация учета материала на складе

Описание: Экономико-организационная сущность задачи. Алгоритм решения. Руководство пользователя. Назначение и условия применения. Проверка работоспособности. Аварийные ситуации, восстановление базы данных. Расчет экономической эффективности.
Предмет: Экономика.
Дисциплина: Экономика предприятия.
Тип: Курсовая работа
Дата: 25.08.2012 г.
Язык: Русский
Скачиваний: 45
Поднять уникальность

Похожие работы:

Курсовая работа по дисциплине

Проектирование информационных систем

на тему: «Автоматизация учета материала на складе»

Кафедра информатики и эконометрики

2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение3

1 Постановка задачи и алгоритм решения5

1.1 Экономико-организационная сущность задачи5

1.2 Выходная информация7

1.3 Входная информация7

1.4 Нормативно-справочная информация (классификаторы)9

2 Алгоритм решения10

2.1 Описание алгоритма11

3 Руководство пользователя12

3.1 Назначение и условия применения12

3.2 Подготовка к работе12

3.3 Проверка работоспособности13

3.4 ?????????14

3.5 Аварийные ситуации, восстановление базы данных17

4 Расчет экономической эффективности19

4.1. Расчетные формулы основных показателей эффективности19

4.2. Расчет экономической эффективности для данного проекта20

Заключение22

Список использованных источников23

Приложение 1. Концептуальная модель24

ВВЕДЕНИЕ

Одной из самых сложных задач для фирмы, занимающейся коммерческой деятельностью, является точный и упорядоченный учет материальных средств. При очень большом обороте первичных документов становится очень сложным их упорядочивание. Как правило, многие фирмы до сих пор, при таком стремительном развитии компьютерной техники и программного обеспечения, не имеют четко отлаженного компьютерного учета. Электронный документооборот — одно из самых актуальных направлений автоматизации коммерческих организациях. Переход на новые технологии работы с документами для коммерческих организаций системы электронного документооборота (СЭД) уже стали необходимым элементом информационной структуры предприятия. Проблемы несовершенства методов ведения учета: является недальновидность руководства фирм и недостаток квалификации персонала.

Автоматизация имеет следующие преимущества:

экономия средств на расходные материалы, например, бумагу; на доставку информации в бумажном виде; на хранение бумажных документов (в т.ч. физическое освобождение места).

рост производительности труда сотрудников, так как уменьшается время на обработку одного документа и сокращается время на создание нового, благодаря быстроте поиска и наличию прототипов;

однократная первичная регистрация документа в любом подразделении и последующее автоматическое отслеживание движения и исполнения документа;

формирование единого информационного пространства в распределенных организациях. Современная система документооборота должна решить проблему географической удаленности людей (например, сотрудников филиалов или дочерних организаций) и обеспечивать возможность их совместной работы в рамках единой инфраструктуры;

оптимизация бизнес-процессов, связанных с документооборотом, повышение их прозрачности и улучшение контроля за всеми информационными потоками и процессами в организации.

Поэтому задача автоматизации документооборота на предприятии так актуальна.

Предметной областью данной работы является учет материалов на складе.

1 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ

ЭКОНОМИКО-ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СУЩНОСТЬ ЗАДАЧИ

Цель, назначение:

??????: ??????????????? ?????? ???е???????????? ??? ? ??, ?????????????????????? ?????? ????? ? ??????(??????, ???? ?????????? ????????????? ?????, ????????????? ?????

повышение оперативности доступа к данным;

обеспечение однократного ввода постоянной информации из справочников в систему;

создание и ведение базы данных по учету материалов на складе;

сокращение трудозатрат по учету материалов путём автоматического формирования печатного документа, исключающего проведение расчётов пользователями.

Назначение: разработать эффективную систему для автоматизированного учета материалов на складе с разработкой базы данных «Материалы».

Периодичность решения задачи и ограничения по срокам выдачи выходной информации

Выходные документы по задаче формируются ежемесячно, а также по запросу пользователя.

По состоянию на первое число каждого месяца материально ответственное лицо переносит количественные остатки из карточек в ведомость учета остатков материалов. Она открывается бухгалтерией на год по каждому складу. Хранится она в бухгалтерии и выдается кладовщику за день до окончания месяца, а 1 - 2-го числа следующего за отчетным месяца он возвращает ее в бухгалтерию.

Учет остатков материалов на складе ведется по оперативно бухгалтерскому (сальдовому) методу учета. Ведомость учета остатков заполняют по данным карточек складского учета, проверенных бухгалтерией. Правильность перенесения остатков в ведомость подтверждается подписью проверяющего.

Требования к организации сбора и передачи в обработку входной информации к порядку ее контроля и корректировки

Входная информация представлена карточкой учета материалов. Карточки складского учета материалов на каждый номенклатурный номер материала открывает

бухгалтерия и под расписку передает их заведующему складом. По мере поступления на склад материалов кладовщик выписывает приходный ордер или заменяющий его документ и регистрирует его в карточке учета материалов. На основе расходных документов (лимитно-заборных карт, требований-накладных) в карточке регистрируется расход материалов.

Распределение функций между персоналом и техническими средствами

Комплекс задач «Учет материалов на складе» должен использовать имеющиеся в информационной системе механизмы разграничения доступа к ресурсам.

В работе с комплексом задач «Учет материалов на складе» участвуют следующие категории персонала (пользователи):

кладовщики;

системный администратор.

Кладовщик имеет права на выполнение следующих операций:

ввод/корректировка данных;

распечатка результатных документов установленной формы. Пользователи комплекса задач «Отпуск товаров на сторону» должны

уверенно владеть навыками работы в операционной системе MS Windows ХР и среде MS Access.

Перечень объектов, при управлении которыми решают комплекс задач:

Задача решается для склада (учет количественных и стоимостных характеристик), бухгалтерии (стоимостной учет).

1.2 ВЫХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Ведомость учета остатков материалов на складе

Выходным документом является "Ведомость учета материалов на складе".

Перечень и описание структурных единиц информации выходного сообщения:

Дата Код материала Наименование материала Цена за единицу Количество 

Итого  

1.3 ВХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Входным документом является «Карточка складского учета материалов».

Форма представления сообщения и требования к ней: документ на бумажном носителе и электронном виде, сгруппированный по виду материала.

Сроки и частота поступления: заполняется по мере прибытия материалов на склад и отпуска материалов со склада, не позднее 1-го числа следующего за отчетным месяца.

Информация в таблицы вводится через электронные формы.

Перечень и описание структурных единиц информации входного сообщения: Дата  Код материала  Наименование материала  Код поставщика  Наименование поставщика  Код срока годности  Наименование срока годности  Адрес  Телефон  Производитель  Цена за единицу  Количество  Итого  

На основе описанного входного документа разработана таблица оперативной информации базы данных: Дата Дата/время  Код материала Числовой  Наименование материала Текстовый  Цена за единицу Числовой  Количество Числовой  Код поставщика Числовой  Код единицы измерения Числовой  

1.4 НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ (КЛАССИФИКАТОРЫ)

????? Код материала Числовой  Наименование материала Текстовый  Идентификатор таблицы «Материалы»: Код материала. Форма: электронная форма ввода данных.

Цифровой код поля «Код материала» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: XX.

Поставщики Код поставщика Числовой  Наименование поставщика Текстовый  Идентификатор таблицы «Поставщики»: Код поставщика. Форма: электронная форма ввода данных.

Цифровой код поля «Код поставщика» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: XX.

Единицы измерения Код единицы измерения Числовой   Наименование единицы измерения Текстовый  Идентификатор таблицы «Единицы измерения»: Код единицы измерения. Форма: электронная форма ввода данных.

Цифровой код поля «Код единицы измерения» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: XX.

2 АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ

2.1 ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА

1) Сбор первоначальной информации:

получение карточки складского учета материалов

контроль ввода

2) Создание справочников и классификаторов:

Основные справочники ведутся самим пользователем, т.е. добавляются и удаляются записи самостоятельно по мере необходимости.

3) Ввод информации с бумажного документа с ее контролем:

Заполняются данными справочник и таблица, при вводе выполняется

синтаксический контроль

контроль данных на не отрицательность (все коды, числа должны быть положительными)

проверка данных на допустимость (проверяется формат полей)

визуальный контроль введенной информации и при необходимости ее корректировка

4) Корректировка:

Исправление ошибок при вводе, добавление и удаление записей.

5)Обработка данных:

Обработка данных осуществляется с помощью экранной формы, которая заполняется в диалоговом режиме с использованием первичных документов и справочников БД. Специалист, работающий с данной базой, задает только параметры, а непосредственно сама система производит обработку информации.

6)Формирование выходных документов:

Выходные документы формируются автоматически. Вывод сформированных выходных документов на экранную форму.

7) ????????????????????? ????? ? ??? ?? ????? ?????? ????? ? ?????????? ?????????? ????? ??? ?????. 3. РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

3.1 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

???????? ???????????????? ???????? ? ????????????????? ?????? ????.

Технические требования: Применение системы осуществляется при соблюдении следующих требований:

входная информация - заполненный «Карточка складского учета материалов»

системные требования: любой совместимый персональный компьютер, соответствующий текущим требованиям к вычислительным мощностям.

программные требования: операционная система Windows ХР/Vista/7 с установленным пакетом Microsoft Office 2000/2002/2007 , содержащим программу Microsoft Access.

требования к подготовке специалистов: знание предметной области, элементарные навыки работы с ПК.

3.2 ПОДГОТОВКА К РАБОТЕ

? ???? ??????????????? ??? ???????, ????? ?????Microsoft Access.

?? ????????????????????? ????? ? ???? ??а??????????????????? ?????.accdb ? ?????? ??, ????? ?????? ????? Microsoft Access.

3.3 ПРОВЕРКА РАБОТОСПОСОБНОСТИ СИСТЕМЫ

Программное обеспечение работоспособно, если в результате действий пользователя, изложенных в п.п.3.2, на экране монитора отобразилось главное окно клиентского приложения без выдачи пользователю сообщений о сбое в работе, как на Рисунке 1.




Рисунок 1. «Окно программы при запуске»

3.4 ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИЙ

Для начала работы необходимо:

Открыть файл Учет материалов.accdb

С левой стороны найти вкладку формы

Открыть двойным кликом нужную Вам форму

Порядок заполнения базы данных:

Заполнить справочники и классификаторы через формы

Заполнить основную таблицу

Для добавления новых данных необходимо:

Открыть форму «Материалы» (пример) в контекстном меню в левой части окна программы;

Нажать на кнопку 1(на ней нарисован карандаш);

Внести нужные данные;

Нажать кнопку 2(сохранение).



Таким образом, мы введем новый вид материала, то есть занесем информацию о материале в нашу базу.

Для удаления данных необходимо:

Открыть форму «Материалы» в контекстном меню в левой части окна программы;

Нажать на кнопку 3 (на ней нарисовано поле с красным крестиком);

Внести нужные данные;

Нажать Enter(Ввод).



Для печати необходимо:

Нажать на уже открытой форме кнопку 4 (на ней нарисован принтер).



В итоге будет напечатана вся таблица Материалы со всеми внесенными в нее записями.



Итоговый отчет

После внесения всех необходимых данных в каждую из таблиц при помощи соответствующих форм формируется итоговый отчет, в котором отражены: Дата, Код материала, Наименование материала, Цена за единицу, количество, Итого. Чтобы перейти к отчету, необходимо открыть вкладку Итоговый отчет.

После открытия данной вкладки формируется отчет с уже систематизированной информацией о материалах организации:



3.5 АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ, ВОССТАНОВЛЕНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ

При сбое в работе аппаратуры восстановление нормальной работы системы должно производиться после:

перезагрузки операционной системы;

запуска исполняемого файла системы;

При ошибках в работе аппаратных средств (кроме носителей данных и программ) восстановление функции системы возлагается на ОС.
При неверных действиях пользователей, неверных форматах или недопустимых значениях входных данных, система выдает пользователю соответствующие сообщения, после чего возвращается в рабочее состояние, предшествовавшее неверной (недопустимой) команде или некорректному вводу данных.

Для восстановления данных после аварийных ситуаций необходимо создавать каждую неделю архив базы данных

4 РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

4.1 РАСЧЕТНЫЕ ФОРМУЛЫ ОСНОВНЫХ ПОКАЗАТЕЛЕЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы ?Ст

Годовая экономия текущих затрат складывается:

?СТ = ?СП + ?СК

?Сп - прямая экономия, получаемая путем непосредственной обработки данных;

?Ск - косвенная экономия, получаемая путем улучшения показателей. Прямая экономия:

?СП = ?Сб — ?Сср

?Сб - базовый период - это тот период, который берется до внедрения системы;

?Сб= С1 + С2 + С3 + С4 + С5

?Сср - сравниваемый период, когда система работает в режиме автоматизации.

?Сср = C1 + С2 + С3 + С4 + С5 + Спр

C1 - затраты на оплату труда персонала;

С2 - начисления на фонд оплаты труда;

С3 - затраты на сырье, материалы (картриджи, бумага, комплектующие, спирт);

С4 - амортизация оборудования, как правило, рассматривается линейная со сроком службы от 3 до 8 лет;

С5 - прочие затраты (расходы на командировки, информационные расходы, плата за кредит, налоги, представительские расходы);

Спр - предпроизводственные затраты, которые требуются дополнительно (могут быть произведены на создание (покупку) программных средств, на обучение специалистов и т.д.).

Дополнительные капитальные вложения (КД), необходимые для

создания системы

Дополнительные капитальные вложения (КД), в них входят: строительство, аренда большого помещения, ремонт, покупка дорогостоящего сетевого оборудования, средств связи. Стоимость капитальных вложений приводится к одному году функционирования системы, срок функционирования системы оговаривается.

Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений Т.

Срок окупаемости капитальных вложений:

Т = КД / ?Ст

?Ст — годовая экономия текущих затрат;

КД — капитальные вложения, приведенные к одному году.

Расчетный коэффициент дополнительных капитальных

вложений Ер

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратная Т:

Ер = 1 / Т

Ен = 0,33 - нормативный коэффициент эффективности. Если расчетный коэффициент больше или равен Ен, то проект принимается к внедрению, т.е. создание ЭИС эффективно.

Годовой экономический эффект Э

Годовой экономический эффект:

Э = ?Ст - КД • Ен

Ен - расчетный коэффициент дополнительных капитальных вложений, Ен = 0,1.

?Ст - годовая экономия текущих затрат;

КД- дополнительные капиталовложения.

Годовая экономия труда ?T

Годовая экономия трудовых затрат:

?T = ?Тб - ?Тср

?Тб- затраты труда в базовом периоде до внедрения системы;

?Тср - затраты труда в сравниваемом периоде, т.е. период работы системы в режиме автоматизации.

4.2 РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЛЯ ДАННОГО ПРОЕКТА

Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы ?Ст Затраты на з/п (С1) 12 000*12*7=1 008 000  Отчисления на соц. нужды (С2) 1 008 000*35,8%=206 208  Затраты на сырье и материалы (СЗ) 3 000  Прочие затраты (С4) 2000   Итого (С 1+С2+СЗ+С4): 1 373 864  Годовые текущие затраты на обработку данных в базовом периоде ?Сб=1 373 864 руб.

Годовые эксплуатационные затраты в период функционирования АЭИС

(?Сср) Затраты на з/п (С1) 12 000*12*4=576 000  Отчисления на соц. нужды (С2) 576 000*35,8%=360 864  Затраты на сырье и материалы (СЗ) 3 000  Амортизационные отчисления 2500  Прочие затраты (С4) 1000  Итого (С 1+С2+СЗ+С4): 943 364  Предпроизводственные затраты  Приобретение пакета MS Office 12 000  Разработка системы 10 000  Внедрение системы 3 000  Обучение специалистов 8 000  Итого (Спр) 33 000  ?Сср =943 364+33 000= 976 364 руб.  Прямая экономия (?Сп)   ?Сп=1 373 864-976 364=397 500   Дополнительные капитальные вложения для создания АЭИС  Модернизация ПК 12 000  Покупка сетевого оборудования 3 000  Установка ЛВС 2 000  Итого (КД) 17 000  КД= 17 ООО руб.

Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений

Т= 17 000/976 364= 7 дней.

Расчетный коэффициент дополнительных капитальных вложений

Ер= 1/0,02=50

Ен=0,33 - нормированный коэффициент эффективности. Так как Ер>Ен, проект принимается к внедрению, то есть создание ЭИС эффективно.

Годовая экономия трудовых затрат от создания и поддержки АЭИС

?T = 1 008 000-576 000=432 000 Годовой экономический эффект

Э =397 500- 17 000*0,1=395 800

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Поставленная цель курсовой работы - автоматизация учета материалов на складе, была достигнута путем выполнения следующих задач:

создание постановки задачи;

разработка базы данных «Материалы» с помощью программного средства MS Access;

создание руководства пользователя для разработанного приложения;

При автоматизации учета материалов на складе достигается:

повышение оперативности доступа к данным;

обеспечение однократного ввода постоянной информации из справочников в систему;

создание и ведение базы данных по учету материалов на складе;

сокращение трудозатрат по учету материалов путём автоматического формирования печатного документа, исключающего проведение расчётов пользователями.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

Рузакова О.В. Проектирование экономических информационных систем: Учеб.пособие.- Екатеринбург, 2005

Плещев В.В. «Базы данных. Visual FoxPro, Access, SQL Server, Oracle с примерами и упражнениями»: Учеб.пособие. - Екатеринбург: Изд-во Урал, гос. экон. ун-та, 2002

Смирнова Н.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. Проектирование экономических информационных систем - Москва, 2002

ГОСТ 24.204-80 Требования к содержанию документа «Описание постановки задачи»

ГОСТ 24.211-82 Требования к содержанию документа «Описание алгоритма»

ГОСТ 15.971-90. Системы обработки информации: Термины и определения. - М.: Изд-во стандартов, 1994

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

Концептуальная модель