">
Экономика Экономика предприятия
Информация о работе

Тема: Автоматизация учета выручки

Описание: Экономико-организационная сущность задачи. Нормативно-справочная информация. Описание алгоритма. Руководство пользователя. Назначение и условия применения. Начальная установка. Технические требования. Методология определения эффективности проектирования ЭИС.
Предмет: Экономика.
Дисциплина: Экономика предприятия.
Тип: Курсовая работа
Дата: 25.08.2012 г.
Язык: Русский
Скачиваний: 7
Поднять уникальность

Похожие работы:

Курсовая работа по дисциплине

Проектирование информационных систем

на тему: «Автоматизация учета выручки»

Кафедра информатики

и эконометрики

2012

СОДЕРЖАНИЕ

Введение3

1 Постановка задачи и алгоритм решения 4

1.1 Экономико-организационная сущность задачи4

1.2 Выходная информация5

1.3 Входная информация6

1.4 Нормативно-справочная информация (классификаторы)7

2 Алгоритм решения 9

2.1 Описание алгоритма 10

3 Руководство пользователя11

3.1 Назначение и условия применения11

3.2 Начальная установка11

3.3 Технические требования 12

3.4Описание операций 12

3.5 Аварийные ситуации 19

3.6 Рекомендации по освоению 19

4 Расчет экономической эффективности 20

4.1. Методология определения эффективности

проектирования ЭИС 20

4.2. Расчет экономической эффективности для данного проекта 22

Заключение 24

Список использованной литературы 25

Приложение 1.Концептуальная модель базы. 26

ВВЕДЕНИЕ

Выручка является главным финансовым результатом деятельности предприятия, определяющим эффективность использования его оборотных активов. Величина выручки по отношению к себестоимости отражает способность предприятия получать прибыль. При этом выручка является основным источником финансирования текущих расходов предприятия. Динамика выручки определяет конкурентоспособность предприятия на рынке, так как снижение конкурентоспособности является основным фактором снижения спроса на продукцию предприятия, а, следовательно, и фактором снижения выручки. Вопросы, связанные с формированием, планированием и управлением выручкой являются одинаково актуальными для предприятий независимо от их формы собственности и сферы деятельности.

Выполнение курсового проекта по теме «Учет выручки» объясняется необходимостью ведения автоматизированного бухгалтерского учета на предприятии.

Если данный учет не автоматизирован, это приводит к возникновению некоторых сложностей (низкая скорость работы, увеличение бумажного документооборота, сложность поиска необходимых данных за определенные операционные дни и т.д.)

Необходимо решить следующие задачи:

- ознакомление с организацией учета выручки.

- создание базы данных расходов и доходов предприятия

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ И АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ

ЭКОНОМИКО-ОРГАНИЗАЦИОННАЯ СУЩНОСТЬ

Цель задачисоздание и ведение базы данных по учету выручки предприятия ООО «Фрукт-а» заключается в упрощении и снижении трудовых и временных затрат на расчет, обработку и получение необходимой информации о выручке предприятия, а так же в улучшении качества и достоверности получаемой информации, повышения оперативности ее обработки.

Функции данной задачи

- автоматизация учета выручки предприятия;

- автоматизация формирования отчетных документов для бухгалтерии предприятия;

- хранение информации;

- выполнение запросов на выборку нужной информации.

Периодичность решения задачи

Отчетность в данном проекте формируетсяза месяц, а так же по запросу пользователя.

Выручку предприятия можно планировать на предстоящий месяц. Годовое планирование выручки возможно при стабильной экономической ситуации. В нестабильной ситуации оно затруднено и неэффективно, поэтому приходится использовать квартальное планирование.

Требования к организации сбора и передачи в обработку входной информации

Информация должна отвечать следующим требованиям: достоверность, полнота, своевременность, точность. Входная информация поступает в систему с помощью ручного заполнения экранных форм и вводится по мере поступления новых данных.

Связь задачи с другими задачами

Данная задача должна обмениваться информацией с задачей составления баланса.

Распределение функций между персоналом и техническими средствами

В работе с комплексом задач «Учет выручки предприятия» участвуют следующие категории персонала(пользователи):

- бухгалтер, кассир-операционист;

- системный администратор.

Бухгалтер, кассир-операционист имеют права на выполнение следующих операций:

- ввод/корректировка данных;

- распечатка отчетных документов установленной формы.

Пользователи комплекса задач «Учет выручки предприятия» должны уверенно владеть навыками работы в MSWindowsXP/Vista/7 и MSAccess.

ВЫХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Выходным документом является Журнал кассира-операциониста.

Перечень структурных единиц информации выходного документа: Наименование поля Тип данных  Номер документа Числовой  Дата составления Дата/Время  ФИО кассира Текстовый  Общая сумма Денежный  

Заполненные выходной документ представлен в руководстве пользователя.

Вывод информации должен осуществляется на бумажные носители, распечатываемые на принтере, а также отображаться на дисплеях персональных компьютеров.

Также формируется служебный запрос: запрос по фамилии.

ВХОДНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Входными документом является товарная накладная.

Список реквизитов документа: Наименование поля Тип данных  Грузополучатель Текстовый  Поставщик Текстовый  Плательщик Текстовый  Номер документа Числовой  Дата составления Дата/Время  Код кассира Числовой  Код товара Числовой  Вид упаковки Текстовый  Цена за кг Денежный  Количество, кг Числовой  

На основе этого документа формируется одна главная (основная) таблица:

Товарная накладная Наименование поля Тип данных  Номер документа Числовой  Дата составления Дата/Время  Код кассира Числовой  Код товара Числовой  Цена за кг Денежный  Количество, кг Числовой  

1.4 НОРМАТИВНО-СПРАВОЧНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Классификатор«Кассиры» Наименование поля Тип данных  Код кассира Числовой  ФИО кассира Текстовый  

Идентификатор таблицы «Кассиры»: Код кассира.

Форма: электронная форма ввода данных.

Цифровой код поля «Код кассира» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: ХХ.

Классификатор «Товары» Наименование Тип данных  Код товара Числовой  Наименование товара Текстовый  

Идентификатор таблицы «Товары»: Код товара.

Форма: электронная форма ввода данных.

Цифровой код поля «Код товара» присваивается порядковой системой кодирования и имеет следующую структуру: ХХ.

Концептуальная модель базы приведена в приложении 1.

2 АЛГОРИТМ РЕШЕНИЯ

2.1 ОПИСАНИЕ АЛГОРИТМА

1) Сбор первоначальной информации:

получение товарной накладной

контроль ввода

2) Создание справочников и классификаторов:

Основные справочники ведутся самим пользователем, т.е. добавляются и удаляются записи самостоятельно по мере необходимости.

3) Ввод информации с бумажного документа с ее контролем:

Заполняются данными справочник и таблица, при вводе выполняется

синтаксический контроль

контроль данных на не отрицательность (все коды, числа должны быть положительными)

проверка данных на допустимость (проверяется формат полей)

визуальный контроль введенной информации и при необходимости ее корректировка

4) Корректировка:

Исправление ошибок при вводе, добавление и удаление записей.

5)Обработка данных:

Обработка данных осуществляется с помощью экранной формы, которая заполняется в диалоговом режиме с использованием первичных документов и справочников БД.Специалист, работающий с данной базой, задает только параметры, а непосредственно сама система производит обработку информации.

6)Формирование выходных документов:

Выходные документы формируются автоматически. Вывод сформированных выходных документов на экранную форму.

7) Печать:

Печать заполненногожурнала кассира-операциониста для ведения учета выручки предприятия. 3 РУКОВОДСТВО ПОЛЬЗОВАТЕЛЯ

3.1 НАЗНАЧЕНИЕ И УСЛОВИЯ ПРИМЕНЕНИЯ

Данное средство автоматизации предназначено для учета выручки на предприятии, осуществления оперативного контроля.

Функции системы «Автоматизированный учет выручки»: хранение, обновление, корректировка информации, генерация запросов и отчетов (Основной отчёт: журнал кассира-операциониста, который является выходным документом).

3.2 НАЧАЛЬНАЯ УСТАНОВКА

Для установки данного программного обеспечения на персональный компьютер необходимо выполнить следующие действия:

1) Поместить компакт диск с данным программным обеспечением в привод CD-ROM дисковод;

2) Скопировать на жесткий диск папку с программой

После выполнения всех выше указанных действий, данное программное обеспечения готово к работе.

Краткая характеристика работы данного программного продукта:

При запуске появятся разделы «Таблицы», «Запросы», «Формы», «Отчеты», включающие в себя несколько таблиц: «кассиры», «товары», «товарная накладная»; запросов: «общая сумма», «журнал кассира-операциониста», «по фамилии»; формы: «журнал кассира-операциониста», «кассиры», «общая сумма», «товарная накладная», «товары» а так же 1 отчет. При нажатии на любую из этих кнопок появляется подраздел, соответствующий названию нажатой кнопки.



3.3 ТЕХНИЧЕСКИЕ ТРЕБОВАНИЯ

Применение системы осуществляется при соблюдении следующих требований:

входная информация - заполненная «Товарная накладная».

системные требования: любой IBM совместимый персональный компьютер, соответствующий текущим требованиям к вычислительным мощностям.

программные требования: операционная система WindowsXP/Vista/7 с установленным пакетом MicrosoftOffice 2003/2007/2010 , содержащим программу MicrosoftAccess.

требования к подготовке специалистов: знание предметной области, элементарные навыки работы с ПК.

3.4 ОПИСАНИЕ ОПЕРАЦИИ

Обращение к формам, запросам и отчетам базы данных «Автоматизированный учет выручки» и выход из нее осуществляется посредством меню:



Меню «Таблицы» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующей таблицы, в которой возможно осуществлять ввод и корректировку данных.



Меню «Запросы» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующихзапросов.



Меню «Формы» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующей формы, в которой возможно осуществлять ввод и корректировку данных.



Меню «Отчет» содержит выпадающее подменю, с помощью каждого пункта осуществляется открытие соответствующего отчета.



Первым шагом заполнить справочники базы данных

Производится с использованием следующих форм:

1) Открыть форму «Кассиры» в контекстном меню в левой части окна программы;

2) Нажать на кнопку «Новая пустая запись» (на рисунке обозначена под цифрой 1);

3) Внести нужные данные;

4) Сохранение автоматически.

Заполнение формы «Товары» аналогично.





Затем заполнить таблицы базы данных сведениями из документа «Товарная накладная» для этого используется форма «Товарная накладная», которая содержит основные разделы входного документа:



Общая сумма по одному документу производится с помощью запроса «Общая сумма» (цена за кг*количество, кг)



Затем на базе запроса «Общая сумма» с помощью запроса «Журнал кассира-операциониста» формируется журнал, в котором занесена выручка за каждую рабочую смену.



На базе запроса «Журнал кассира-операциониста» можно создать технический запрос:

- запрос по фамилии





На базе запроса «Журнал кассира-операциониста» формируется отчет «Отчет выручки по месяцам».





3.5 АВАРИЙНЫЕ СИТУАЦИИ

Аварийные ситуации могут возникнуть по внешним причинам, при ошибках в работе технических средств, при несанкционированном доступе к данным.

Под внешними причинами понимается в основном сбой в системе электричества.

При ошибке в работе технических средств (будь то электронные носители, либо сами ЭВМ) необходимо в качестве профилактики иметь архив базы, который обновляется еженедельно, либо попытаться восстановить информацию в специальных организациях.

При несанкционированном использовании данных необходимо обратиться в службу безопасности и изменить уровень доступа на вашем рабочем месте.

3.6 РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОСВОЕНИЮ

Для начинающих пользователей рекомендуем получить начальные знания по БД Access.

4. РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ

4.1. МЕТОДОЛОГИЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОЕКТИРОВАНИЯ ЭИС

В качестве эффективности рассматривается соотношение потребностей и затрат, т.е. эффективность – это величина эффекта, приходящаяся на единицу затрат. Эффективность системы обработки данных – мера соотношения цены и затрат, а эффект может быть результатом внедрения какого-либо мероприятия, выраженного в стоимостной форме.

Существуют реальный и расчетный эффект. Расчетный эффект рассчитывается, реальный эффект можно получить сразу. При определении эффекта рассчитывается прямой и косвенный эффект.

Прямой эффект в системе обработки данных – это тот эффект, который связан непосредственно с системой обработки данных.

Косвенный эффект может проявляться через улучшение определенных экономических показателей, например прибыли, цены и т.д.

Основные показатели сравнительной эффективности создания и функционирования ЭИС:

Годовая экономия текущих затрат, полученная от функционирования системы(Ст.

Дополнительные капитальные вложения (КД).

Срок окупаемости дополнительных капитальных вложений Т.

Расчетный коэффициент дополнительных капитальных
вложений Ер.

Годовой экономический эффект Э.

Годовая экономия трудовых затрат на обработку данных
в системе (Т.

Рассмотрим эти показатели:

Годовая экономия текущих затрат складывается:

(Ст = (Сп + (Ск , (1)

где (Сп – прямая экономия, (Ск – косвенная экономия.

Косвенную экономию мы рассматривать не будем. Прямая экономия, которую мы получаем от автоматизации обработки информации:

(Сп = (Сб – (Сср , (2)

где (Сб – базовый период – это тот период, который берется до внедрения системы; (Сср – сравниваемый период, когда система работает в режиме автоматизации.

Показатель сравниваемого периода складывается из:

(Сср = С1 + С2 + С4 + С5 + Спр , (3)

где С1 – затраты на оплату труда персонала; С2 – начисления на фонд оплаты труда; С3 – затраты на сырье, материалы (картриджи, бумага, комплектующие); С4 – амортизация оборудования; С5 – прочие затраты (расходы на командировки, налоги); Спр – предпроизводственные затраты.

Дополнительные капитальные вложения (КД), в них входят: строительство, аренда большого помещения, ремонт, покупка дорогостоящего сетевого оборудования.

Срок окупаемости капитальных вложений

Т = КД / (Сm , (4)

где (Ст – годовая экономия текущих затрат; КД – капитальные вложения, приведенные к одному году.

4. Расчетный коэффициент эффективности Ер.

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратнаяТ:

Ер = 1 / Т, (5)

Еp = 0,33 – нормативный коэффициент эффективности. Если расчетный коэффициент больше или равен Еp, то проект принимается к внедрению, т.е. создание ЭИС эффективно.

5. Годовой экономический эффект:

Э = (Ст – КД · Ен ; (6)

Ен = 0,1 – нормативный коэффициент.

6. Годовая экономия трудовых затрат:

(Т = (Тб – (Тср , (7)

где (Тб – период базовый до внедрения системы; (Тср – период сравниваемый, т.е. период работы системы в режиме автоматизации.


4.2. РАСЧЕТ ЭКОНОМИЧЕСКОЙ ЭФФЕКТИВНОСТИ ДЛЯ ДАННОГО ПРОЕКТА

Необходимо произвести расчет экономической эффективности для данного проекта на основании изложенных выше формул:

Основным при расчетах является метод сопоставления базисного и отчетного периодов. В качестве базисного периода при переводе конкретных работ на автоматизацию принимают затраты на обработку информации до внедрения автоматизации (ручная обработка), а при совершенствовании действующей системы автоматизации экономических работ – затраты на обработку информации при прежнем уровне автоматизации.

В первую очередь определяется прямая экономия, которая находится по формуле (2). Для этого рассчитаем показатель базового периода.

В базовом периоде до автоматизации учета договорной деятельности работало 10 человек. Средняя заработная плата одного работника в месяц составляет 15 000 руб. Таким образом, затраты на оплату труда за год составят 1 800 000 руб. (15 000*10*12 = 1 800 000). Амортизация в месяц составляет 3500 руб., в год 3500*12 = 42 000 руб. Следовательно, затраты базового периода:

(Сб= 1 800 000 + 42 000 =1842 000руб.

Найдем затраты сравниваемого периода, после внедрения автоматизации. После внедрения автоматизации, количество работников уменьшилось до 2 человек. Таким образом, затраты на оплату труда С1 за год составят 15 000*12*2 = 360 000руб. Затраты С2, связанные с отчислением в пенсионный фонд (26% от оплаты труда), равны 360 000*0,26 = 93600 руб. Затраты на амортизацию С3 составят 42 000 руб. Прочие затраты С5 (расходы на командировки, налоги) составляют 90 000 руб. ПредпроизводственныеСпр затраты составляют 60 000 руб. Таким образом, затраты сравниваемого периода по формуле (3):

(Сср = 360 000 + 93 600 + 42 000 + 90 000 + 60 000= 645 600руб.

Годовая экономия: (Ст =(Сп = (Сб – (Сср= 1842 000– 645 600=

1196 400руб.

Дополнительные капитальные вложения КД в данном проекте =

120 000 руб.

Срок окупаемости капитальных вложений:

Т = КД / (Ст = 123 000 /1196 400= 0,1028

Расчетный коэффициент эффективности есть величина, обратнаяТ:

Ер = 1 / Т =1/0,1028= 9,728

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Проведенный расчет экономической эффективности показывает, что даннаясистема является эффективной, так как годовая экономия трудовых затрат от создания и поддержки автоматизированных экономических информационных систем составит 1196 400руб., годовой экономический эффект - 1184 400руб., расчетный коэффициент эффективности составил 9,728%, что больше нормированного коэффициента эффективности (0,33%).

С внедрением комплекса задач появляется возможность значительно повысить производительность труда учетных работников, а также значительно снизить трудоемкость учета, путем максимального использования ресурсов.

Таким образом, внедрение данного комплекса задач значительно облегчает работу по учету выручки на предприятии ООО «Фрукт-А» и позволяет рационально организовать обработку данных.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Смирнова Г.Н., Сорокин А.А., Тельнов Ю.Ф. «Проектирование экономических информационных систем» - Москва, 2002.

2. Плещев В.В. «Базы данных. VisualFoxPro, Access, SQLServer, Oracleс примерами и упражнениями». Учеб.пособие – Екатеринбург: Изд-во Урал.гос. экон. ун-та, 2002.

3. Рузакова О.В. «Проектирование экономических информационных систем», учеб.пособие – 2005.

ПРИЛОЖЕНИЕ 1.

КОНЦЕПТУАЛЬНАЯ МОДЕЛЬ БАЗЫ.